Tableau de bord en ligne (téléphone)

À savoir d'abord

Les caisses vendent sans internet. Elles envoient leurs ventes dès que la connexion revient : une caisse hors ligne n'apparaît ici qu'après sa reconnexion, et les chiffres du jour peuvent encore augmenter. Avant de comparer des chiffres, regardez la dernière vente reçue de chaque poste dans Caisses.

Les pages

Le menu est rangé en groupes : Ventes (ventes, rapports, produits, crédit), Catalogue (produits, promotions, prix par magasin, groupes de clients), Stock (achats, transferts) et Gestion (caisses, équipe, exports, journal). Chacun n'y voit que les pages de son rôle. Sur téléphone, les pages les plus utilisées sont en bas de l'écran ; Menu ouvre la liste complète.

Mise en route (propriétaire) : les trois étapes d'un nouveau compte, installer la caisse, avoir ses produits et inviter son équipe. Chaque étape passe au vert d'elle-même ; une fois tout terminé, l'entrée quitte le menu et la page reste ouverte par ce lien.
Café (offre café) : ventes, comparaison, jours et heures, marges et temps cuisine du café (voir plus bas).
Vue d'ensemble : chiffre d'affaires TTC, nombre de ventes, panier moyen, retours, TVA collectée et vendu à crédit, pour aujourd'hui, 7 jours ou 30 jours, avec le chiffre d'affaires par jour.
Ventes : les tickets reçus, filtrables par caisse et par période ; touchez un ticket pour son détail (articles, remises, paiements, monnaie rendue).
Produits : les plus vendus, nets des retours, par quantité ou par chiffre d'affaires.
Catalogue : modifier un prix, un nom, une catégorie, un code-barres ou un code balance, créer ou archiver un produit. Chaque caisse reçoit la modification à sa prochaine synchronisation, en général en quelques minutes. Si une caisse a modifié le même produit entre-temps, la version actuelle s'affiche : relisez puis enregistrez à nouveau. Les taux de TVA se règlent sur la caisse.
Prix par magasin : pour chaque magasin, un prix TTC propre qui remplace le prix de base (la TVA reste celle du produit) et le choix des produits vendus. Un produit non vendu disparaît des caisses du magasin ; ses ventes passées, retours et stock restent intacts. Chaque modification est enregistrée avec son auteur et sa date. Prix programmés, sur la même page : un nouveau prix de base ou d'un magasin pour une date et une heure du magasin. Les caisses le reçoivent à l'avance et changent de prix d'elles-mêmes à cette heure, même sans internet ; chaque ticket garde le prix du moment de la vente. Annulable jusqu'à l'heure dite ; une caisse restée hors ligne depuis avant l'annulation appliquera quand même le prix jusqu'à sa reconnexion.
Promotions (dans le menu, et depuis le Catalogue) : des promotions centrales, avec les mêmes types et règles que sur la caisse (réduction en %, montant par unité, prix promotionnel, lot N pour X, N achetés M offerts, remise sur le ticket dès un montant), pour tous les magasins ou certains, avec des dates à l'heure du magasin. Les caisses les reçoivent avec le catalogue (chacune seulement celles de son magasin) et les appliquent comme les leurs : une promotion de plus, la plus avantageuse pour le client l'emporte, une par ligne et une sur le ticket. Sur la caisse elles portent le badge « Centrale » et ne s'y modifient pas. Archiver l'arrête partout à la synchronisation suivante ; chaque création, modification et archivage figure au Journal. Dupliquer (sur la ligne ou dans la fiche, même archivée) prépare une nouvelle promotion « (copie) » avec les mêmes règles, à relire avant d'enregistrer : les dates déjà passées sont effacées, et un franchisé ne reprend que ses magasins. L'originale ne change pas.
Groupes de clients (propriétaire ; les autres comptes consultent) : des prix par client pour les grossistes et revendeurs. Un groupe (« Grossiste », « Revendeur ») a une liste de prix (son propre prix TTC pour certains produits) et/ou une remise en % sur le prix de la caisse pour les autres. Toutes les caisses le reçoivent avec le catalogue. Le client se met dans un groupe sur la caisse (fiche du client, gérant ou propriétaire) ; dès qu'il est choisi au ticket, la caisse applique les prix de son groupe, même hors ligne. Ordre de calcul : prix de la caisse (de base, programmé ou du magasin) → prix de la liste du groupe → sinon sa remise en % → promotions (jamais sur une ligne au prix du groupe : les deux ne se cumulent pas, et une promotion sur le ticket ne compte que les autres lignes) → remises du gérant (toujours possibles) → TVA. Un groupe ne fait jamais payer plus cher : un prix de la liste qui n'est pas plus bas que le prix de la caisse (prix du magasin, baisse programmée) est ignoré. Un prix modifié par le gérant, une étiquette de balance et les commandes café et restaurant gardent leur prix ; une caisse avec l'offre café n'applique pas les groupes. Le reçu et la facture indiquent le tarif du client ; un retour rembourse le prix payé. La page Clients et crédit montre le groupe de chaque client. Archiver arrête le groupe sur toutes les caisses à leur synchronisation suivante ; les ventes passées gardent leurs prix.
Numéros de série : téléphones et électronique. Dans le Catalogue, un produit vendu à la pièce peut être suivi par numéro de série ou par IMEI (15 chiffres, vérifiés sur la caisse), avec une garantie en mois (facultatif). Les caisses demandent alors un numéro par appareil à la réception, à la vente, au retour, au transfert et à l'inventaire, et impriment le numéro et la fin de garantie sur le ticket et la facture. Chaque mouvement remonte à la synchronisation : tapez un numéro (ou ses derniers chiffres) pour voir où est l'appareil, son achat (fournisseur, date), sa vente (ticket, client, magasin), sa garantie (Sous garantie ou Garantie expirée) et son historique dans tous vos magasins. Un compte limité à certains magasins ne voit que leurs mouvements. Chaque caisse ne connaît que les appareils qu'elle a reçus : un numéro reçu ou vendu sur deux caisses est signalé À vérifier (vérifiez où est l'appareil ; pour le vendre sur une autre caisse du magasin, transférez-le vers elle). Un IMEI dont le dernier chiffre ne correspond pas a été accepté sur une caisse avec un motif (par un gérant, ou avec sa validation) : il est marqué IMEI non vérifié, et l'acceptation figure au journal de la caisse.
Achats : une commande fournisseur pour un ou plusieurs magasins, avec la quantité de chaque magasin. Chaque magasin la reçoit sur une de ses caisses (Achats) et la réceptionne comme d'habitude ; l'état (envoyée, reçue en partie, reçue, clôturée) suit les réceptions synchronisées. Tant qu'aucune caisse ne l'a reçue, la commande peut être annulée ici.
Clients et crédit : les soldes du carnet tels que reçus des caisses, avec leur ancienneté (0–30, 31–60, 61–90, plus de 90 jours). Le plafond de crédit est contrôlé par la caisse, même hors ligne. La colonne Points fidélité donne le solde de points de chaque client d'après les ventes et les retours reçus des caisses (gagnés, utilisés pour payer, rendus par un retour) ; la fiche du client en montre l'historique. Les points se dépensent à la caisse, comme moyen de paiement « Points fidélité » ; dans les Rapports, la case Points fidélité compte ce qui a été payé ainsi (ce n'est pas de l'argent dans le tiroir).
Caisses : chaque poste, sa dernière vente reçue et depuis quand il est silencieux. En haut, Magasins et fuseaux horaires : un magasin situé dans un autre pays (Dakar, Paris…) reçoit son propre fuseau ; sinon il suit celui de l'entreprise. Ses journées de vente, tickets, sessions, promotions et prix programmés suivent alors l'heure locale du magasin (un prix programmé « à 8 h » change à 8 h dans chaque magasin). Les caisses du magasin appliquent le changement à leur prochaine synchronisation, après la clôture de la session en cours ; les ventes déjà enregistrées gardent leur date et leur heure. Dans les rapports, chaque magasin compte ses propres journées. Réservé au propriétaire.
Transferts : le stock envoyé d'un magasin à l'autre (en route, écarts à l'arrivée, clôture) et les demandes de transfert en attente : un magasin demande du stock à un autre depuis une caisse ; le magasin sollicité prépare le transfert ou refuse, depuis une de ses caisses.
Exports : fichiers Excel ou CSV des tickets, lignes de vente, retours et avoirs, TVA par jour et par taux, catalogue. Montants exacts au centime. Seules les ventes déjà synchronisées y figurent ; pour l'export complet d'une caisse, utilisez Données et exports sur la caisse.
Équipe : les comptes du tableau de bord et le personnel des caisses (voir plus bas).
Journal : ce qui s'est passé sur les caisses et sur le tableau de bord, au même endroit (voir plus bas).

Café

La page Café apparaît quand votre offre comprend le pack café. Elle montre, pour un magasin ou pour tous, les mêmes chiffres que Rapports café sur la caisse, avec les mêmes règles :

Ventes : ventes TTC, net après retours, commandes (une commande payée en plusieurs fois compte une fois, quelle que soit la caisse), ticket moyen et articles par commande, comparés à la période précédente de même longueur et mêmes jours de la semaine. La comparaison est indicative pendant le Ramadan ou après un changement d'heure.
Jours et heures : les ventes par jour de la semaine et par heure du magasin ; le chiffre de chaque case fait foi.
Marges : la marge réalisée au coût enregistré par la caisse au moment de la vente ; les lignes sans recette ou avec un ingrédient de coût inconnu sont comptées à part. La marge théorique se consulte sur la caisse.
Cuisine : par poste (cuisine, bar), le temps médian et le 90e centile entre l'envoi et « Prêt » (le 90e centile s'affiche à partir de 10 commandes mesurées), et les commandes les plus lentes avec leur numéro (T2-042 dans un café à plusieurs caisses). Un poste sur imprimante dont personne n'appuie sur « Reçu » / « Prêt » reste « non mesuré ».
Fraîcheur : le dernier contact de chaque caisse, ce qui attend encore d'être envoyé et depuis quand ses données café sont disponibles. Tant qu'une caisse n'a pas tout envoyé, les chiffres sont provisoires.

Ce que la caisse envoie pour cette page : les heures d'envoi, de « Reçu » et de « Prêt » de chaque ticket cuisine, le numéro de commande et le poste ; le coût enregistré des lignes vendues avec une recette. Ce qu'elle n'envoie pas : le contenu des tickets, les notes, les noms donnés aux commandes, les numéros de téléphone, l'identité du personnel ou de l'écran cuisine. Les exports CSV détaillés restent sur la caisse (Rapports café).

Pourboires : quand la caisse les prend, Rapports et la page Café les montrent à part (« hors chiffre d'affaires ») : ils ne comptent ni dans les ventes, ni dans la TVA, ni dans les espèces et la carte, et un pourboire annulé est déduit. Ils sont donnés par caisse ; le détail par caissier reste sur la caisse (Session de caisse).

Menu café géré depuis le web

Par défaut, chaque caisse a son propre menu café (options, formules, réglages café des produits, postes des catégories), réglé sur la caisse. Le propriétaire peut le gérer ici, pour toutes les caisses : Café › Menu café (ou Catalogue › Menu café).

Gérer le menu depuis le web : partez du menu d'une caisse (chaque caisse avec le pack café envoie le sien) ou d'un menu vide.
Modifiez les onglets Options, Formules, Produits (options proposées, allergènes, poste) et Catégories (poste). Les prix des produits et la TVA restent dans le Catalogue.
Publier demande votre mot de passe et un code de l'application d'authentification. Chaque publication est une version numérotée.

Chaque caisse applique une nouvelle version dès qu'aucune commande n'y est en cours (un ticket ouvert, une commande en modification ou un paiement la font attendre) : jamais au milieu d'une commande. Une commande déjà envoyée en cuisine garde ses prix ; les tickets et factures déjà émis ne changent jamais. Une caisse hors ligne continue de vendre avec la dernière version reçue. L'onglet Versions et caisses montre la version de chaque caisse (« À jour », « En attente : une commande est en cours ») et permet de republier une ancienne version.

Pendant ce temps, sur les caisses, le menu café se consulte mais ne se modifie plus ; les ruptures, les postes cuisine, les imprimantes et les recettes restent réglés sur chaque caisse. Un poste créé sur une caisse (poste C, D…) se choisit ici par son nom ; une caisse qui n'a pas ce poste envoie le produit au poste de sa catégorie ou à son poste par défaut.

Revenir au menu des caisses (même confirmation) rend le menu aux caisses : chacune garde la dernière version appliquée comme son propre menu, modifiable de nouveau sur la caisse. Seul le propriétaire publie ; les franchisés et responsables de magasin consultent. Sans l'offre café, on ne peut plus publier, mais on peut toujours rendre le menu aux caisses.

Modifier beaucoup de produits à la fois

Dans Catalogue, Exporter (Excel) ou Exporter (CSV) donne le fichier du catalogue ; modifiez-le dans Excel puis Importer (CSV ou Excel) (la première feuille d'un classeur .xlsx est lue). Ou cochez des produits et touchez Modifier la sélection (nouveau prix, hausse ou baisse en % ou en montant, arrondie selon la devise, TVA, catégorie, archivage). Un aperçu montre chaque changement (ancien → nouveau) et chaque ligne en erreur ; rien n'est enregistré avant Appliquer, qui enregistre tout ou rien. Si un produit a changé entre-temps sur une caisse, rien n'est appliqué et l'aperçu se met à jour.

Équipe et rôles

Le propriétaire invite chaque personne depuis Équipe › Inviter, en quatre étapes : la personne (e-mail, nom), son rôle (chacun dit ce qu'il permet), ses magasins (sauf pour un propriétaire), puis un récapitulatif avant Créer l'invitation. Un code d'invitation s'affiche une fois ; la personne ouvre le tableau de bord, choisit Créer mon compte (puis J'ai un code de caisse ou d'invitation si un formulaire d'inscription s'affiche), saisit ce code et son e-mail, puis active la double authentification. Rôles :

Propriétaire : tout, pour tous les magasins.
Franchisé : rapports, exports, personnel et journal de ses magasins ; les prix par magasin de ses magasins (modifiables), les promotions centrales limitées à ses magasins (celles du propriétaire pour tous les magasins en consultation), les achats centralisés pour ses magasins (et l'ajout de fournisseurs), les transferts envoyés ou reçus par ses magasins et la clôture de ceux qu'ils reçoivent ; ni abonnement, ni comptes, ni catalogue de base.
Responsable de magasin : rapports, exports et personnel des caisses de ses magasins ; leurs prix par magasin et leurs promotions en consultation ; les transferts de ses magasins et la clôture de ceux qu'ils reçoivent.
Comptable : rapports et exports, en lecture seule.

Un changement de rôle s'applique tout de suite ; un compte désactivé est déconnecté. Le personnel des caisses (rôle, magasins, actif) se modifie aussi ici ; les codes PIN se changent sur la caisse.

Rôles des caisses

Sur la caisse, les rôles de base sont Caissier, Responsable (gérant) et Propriétaire. Le propriétaire crée en plus des rôles personnalisés dans Équipe › Rôles des caisses › Nouveau rôle : un nom, puis les droits à cocher, rangés par domaine (vente, retours, caisse, catalogue, stock, clients, rapports, réglages…). Un rôle personnalisé a exactement les droits cochés. Un nouveau rôle part de ceux du caissier (marqués caissier : réceptionner du stock, ajustements et inventaires, compter les numéros de série, appliquer un tarif client, encaisser avec les points fidélité) ; ajoutez-en — par exemple un caissier qui fait les retours mais pas les remises — ou décochez-en pour un rôle plus restreint qu'un caissier (par exemple un vendeur qui ne réceptionne pas). Vendre et ouvrir ou clôturer sa caisse restent permis à tous. Les droits réservés au propriétaire (nommer un propriétaire, conservation des données, nouveau magasin ou nouvelle caisse, prix par magasin, tableau de bord en ligne) ne s'y cochent jamais. Seul le propriétaire crée ou nomme un autre propriétaire, sur la caisse comme ici : un gérant ajoute des caissiers et des gérants, jamais un propriétaire.

Deux droits de validation sont aussi au gérant et au propriétaire : accepter un IMEI dont le dernier chiffre ne correspond pas (avec un motif ; l'appareil est marqué « IMEI non vérifié ») et payer en points au-delà du seuil d'approbation. Un caissier le fait avec la validation sur place d'une personne qui a ce droit.
On donne un rôle à un employé dans Personnel des caisses › son nom › Rôle sur la caisse (rubrique Rôles personnalisés), ou sur la caisse. Il se donne à un compte de niveau caissier ; un responsable et le propriétaire gardent leurs droits.
Chaque caisse reçoit les rôles à sa synchronisation et applique la dernière version reçue, même sans internet. Un rôle qui donne au moins un droit de plus qu'un caissier demande la double authentification à la connexion. Un membre qui gère l'équipe avec un rôle personnalisé ne crée et ne modifie que des comptes dont il a lui-même tous les droits.
Changer les droits d'un rôle, ou supprimer un rôle que quelqu'un a, demande votre mot de passe et un code. Un rôle supprimé : ses employés redeviennent caissiers sur toutes les caisses.
Les rôles du tableau de bord (propriétaire, franchisé, responsable de magasin, comptable) ne changent pas.

Tout est inscrit au journal : rôle créé, modifié (droits ajoutés et retirés), donné, supprimé.

Journal

Le Journal réunit les actions des caisses (ventes, retours, ouvertures et clôtures, corrections…) et celles du tableau de bord (connexions, invitations, changements de rôle, prix modifiés, ajout de caisses). Filtrez par magasin, caisse, utilisateur, action et période, puis exportez en CSV. Chaque événement de caisse est chaîné au précédent : Intègre veut dire qu'il n'a pas été modifié depuis son enregistrement ; une rupture signale un événement modifié, supprimé ou pas encore arrivé.

Créer un compte en ligne et installer sa caisse

Quand PosXT a ouvert l'inscription en ligne : Créer mon compte, puis le nom du commerce, votre nom, votre e-mail et un mot de passe. Un code à 6 chiffres arrive par e-mail (valable 30 minutes ; Renvoyer le code en envoie un nouveau), puis vous activez votre application d'authentification. Sur la vue d'ensemble, Installer votre caisse : téléchargez PosXT Caisse, puis Afficher un code d'activation (mot de passe et code d'authentification demandés). Au premier lancement de la caisse, choisissez J'ai créé mon compte en ligne, saisissez ce code (valable 24 heures, une seule caisse) et choisissez votre code PIN de caisse. Ce code ne sert que pour la première caisse : les suivantes s'ajoutent depuis cette caisse (Caisses et magasins › Ajouter une caisse). La page Mise en route suit ces premières étapes (caisse, produits, équipe) jusqu'à ce que tout soit prêt.

Abonnement

Un bandeau prévient avant la fin de l'essai ou en cas de paiement en retard. Abonnement suspendu : les caisses bloquent les nouvelles ventes et le tableau de bord passe en lecture seule (aucune modification du catalogue, des prix, des promotions, des achats ou de l'équipe) ; consultation et exports restent possibles, et vous pouvez toujours désactiver un compte ou un employé, ou annuler une invitation. Abonnement résilié : vos données restent consultables et exportables jusqu'à la date indiquée. Pour régulariser, contactez PosXT à support@posxt.com.

Accès perdu

Téléphone perdu ou mot de passe oublié : sur la caisse, connectez-vous en propriétaire, ouvrez Tableau de bord › Accès perdu au tableau de bord en ligne ? et saisissez l'e-mail du compte. Puis, sur l'écran de connexion d'ici, touchez Accès perdu ?, saisissez le code affiché sur la caisse et choisissez un nouveau mot de passe ; reconfigurez ensuite la double authentification. Toutes les anciennes connexions sont fermées.

Sécurité

Le tableau de bord demande votre mot de passe et le code à 6 chiffres de votre application d'authentification. Ne partagez pas votre compte : invitez chaque personne depuis Équipe, et les employés utilisent la caisse avec leur propre code PIN.